Більше договорів — більші витрати: як постачальнику економити гроші при масштабуванні

Зростання кількості споживачів збільшує навантаження на постачальника: потрібно опрацьовувати більше даних, виконувати розрахунки, формувати документи та контролювати оплати. Якщо кожен новий договір додає окремі ручні операції, компанія поступово стикається з потребою розширювати штат.

Разом із цим зростають витрати на оплату праці, навчання та організацію роботи. Частина додаткового доходу спрямовується на обслуговування більшого портфеля. Тому для постачальника важливо розуміти, які витрати справді необхідні, а які виникають через спосіб виконання щоденних операцій.

Вартість обслуговування визначає не лише кількість споживачів.

Два договори зі схожими обсягами постачання можуть потребувати різних витрат часу. За одним достатньо стандартного розрахунку та комплекту документів. За іншим працівник щомісяця готує окремий файл, переносить результати між системами й додатково зводить інформацію за об’єктами.

Якщо таких договорів стає більше, допоміжні операції перетворюються на постійне навантаження. Їхня вартість розподілена між робочими годинами менеджерів, розрахункового відділу та бухгалтерії, тому в загальному фонді оплати праці складно побачити, скільки коштує конкретний процес.

Особливо непомітними залишаються витрати на повторну роботу: виправлення документів, додаткові звіряння та підготовку тих самих даних для різних відділів. Компанія повторно витрачає оплачений час працівників на отримання одного результату.

Консалтинг допомагає визначити, які саме операції збільшують витрати.

Для цього аналізують, скільки дій потрібно виконати для обслуговування договору, як часто вони повторюються та скільки працівників залучено до отримання результату. Це дозволяє оцінити трудовитрати всього процесу, включно з перевірками та виправленнями.

Важливо з’ясувати причину кожної додаткової дії. Окремий розрахунок може бути необхідним через договірні умови. Водночас перенесення його результату в кілька таблиць може бути наслідком того, що робочі інструменти не пов’язані між собою.

На цій основі визначають, які операції можна об’єднати, які правила потрібно закріпити в системі та які перевірки мають залишитися. Пріоритет отримують зміни з найбільшим очікуваним економічним ефектом: навіть нетривала операція може потребувати значних ресурсів, якщо її щомісяця повторюють для всього портфеля.

BASE дозволяє застосовувати погоджені правила одразу до багатьох договорів.

Налаштовані формули та умови використовуються під час автоматичного розрахунку. Рахунки, акти та інші документи можна формувати масово. Інформація про договори, нарахування та оплати зберігається у спільній системі, а налаштовані інтеграції допомагають скоротити повторне введення даних.

Завдяки цьому працівнику не потрібно щоразу відтворювати повну послідовність ручних дій для кожного споживача. Додавання нових договорів потребує менше робочого часу, а наявна команда отримує можливість обслуговувати більший портфель.

Економічний ефект потрібно оцінювати за вартістю завершеного процесу.

Швидше сформований рахунок ще не означає економії, якщо після цього інший відділ витрачає стільки ж часу на його перевірку та перенесення. Тому результат оцінюють за сукупними трудовитратами всіх залучених працівників і кількістю повторних операцій.

Якщо компанія обслуговує більше договорів тим самим складом команди, витрати на персонал у розрахунку на один договір знижуються.

Консалтинг визначає, де зміна процесу дасть економію, а BASE забезпечує щоденне виконання погоджених операцій із меншими трудовитратами. Це допомагає постачальнику нарощувати портфель і зберігати більшу частину додаткового доходу, стримуючи зростання витрат на його обслуговування.